面接日程調整の煩雑さに課題を感じ、リクハブ導入を決意

―リクハブ導入前に抱えていた課題について教えて下さい。

採用活動における管理工数、特に面接日程の調整について課題がありました。

リクハブ導入以前は別の採用管理システムを導入していましたが、各応募者の面接日程や面接官の空き状況を一覧で確認することができなかったため、面接日程の調整は個別に行う必要がありました。

具体的なフローとしては、応募者から申し込みのあった日付に対して面接官のスケジュールを確認して日程を調整し、面接官をアサイン、Zoomのリンクを発行し、Googleカレンダーからスケジュールを設定してメールを送信する、といった形です。そのため、1人の面接を調整するだけでも複数のツールを行き来する必要があり、非常に工数が掛かり、抜け漏れも発生しておりました。

さらには、面接官が過去実施した面接回数や予定されている面接回数はExcelで別途管理しており、情報が点在している状況でした。このような状況では応募者と面接官の双方に不利益が生じると考え、新たな採用管理ツールの導入を決意いたしました。

―数あるサービスの中で、リクハブをお選びいただいた決め手について教えてください。

課題に感じていた面接日程の調整機能については、十分な機能を備えていることはもちろん、採用活動をより効率化させるための機能が充実している点です。

面接機能について特に重視していたことは、

①システム上で応募者からの日程確認や面接官のアサイン、スケジュール確定ができること。

②各応募者の面接日程を一覧で把握できること。

③外部カレンダーアプリと情報連携ができることです。

リクハブについて詳細を聞かせていただく中で、上記の機能が実現できることを知り、これだけでもかなりの工数削減になりますが、加えて応募者の情報や面接評価などを管理でき、データの一括管理やエクスポートができることも魅力でした。権限設定により面接官に見せる情報なども細かく設定でき、面接前後のメール送信も自動化できるので、まさに「やりたいことを実現できる」システムだと感じ、導入を決意しました。

リクハブの導入により、スムーズな面接日程調整を実現。進捗の一元管理によるフォローアップ体制構築にも役立てている

―導入後の効果について教えてください。

大きく変わった点として、面接日程調整にかける時間が半分以上削減出来るようになりました。導入前は、1件あたりの面接調整に7分ほどかかっていましたが、導入後は日程の確認から確定まで含めても1〜3分で出来ています。さらには、面接官ごとに面接回数や評価内容、選考通過率なども分かり採用活動の指針見直しや面接官の教育に非常に役立っています。その他でも、選考のフェーズなど応募者の状況に合わせた自動メール送信も可能であり、送信ミスなども発生しないため、情報漏洩リスクの軽減にも繋がっております。

―教育などの面でも大いに役立っているのですね。その他感じられている効果はありますか。

導入当初は予想していなかった効果として、選考状況の可視化によるフォローアップ体制の構築があります。

システム画面上で選考の歩留まり・進捗が分かるのですが、これを活用することで次の選考ステップに進んでいない応募者やフォローが漏れてしまっている応募者を把握でき、個別で迅速に対応することができます。実際、そのような応募者にアプローチしてみると、「面接は受けてみたものの会社のことをよく理解できておらず、次の選考への準備が物足りないと感じていた」「選考に進む前にもっと多くの社員と関わりたい」などの悩みを持つ方がほとんどでした。そういった際にカジュアル面談を設定するなどの対応がしやすく、選考途中の辞退率が低減していることからも効果を実感しています。

さらには、面接を担当する社員のモチベーション向上にも大いに役立っております。当社では人事部に限らず、現場のメンバーに対しても面接官やイベントの協力を依頼しているのですが、以前は面接を担当していただいたらそこで終わり、その後応募者がどうなったかは分からない状況でした。

しかし、導入後は担当した応募者のその後の状況をシステム上で確認できるため、「自分が面接した応募者の進捗を知ることができて嬉しい」と面接官を担当している社員から好評を頂いております。リクハブを導入することが、採用に関わる社員に対してもメリットがあるのは非常に魅力的だと感じています。

管理コストを削減したい、情報リスクを軽減したい方に勧めたい

―リクハブをどのような方にお勧めしたいですか。

・応募者数が多く、採用にかかるコストを削減したい方

他社のシステムでは、登録できる応募者データの数に応じて料金が変わることが多いですが、リクハブはデータ上限数がないため、応募者数が多ければ多いほどコストを抑えることができます。

また、管理工数という観点でも以前他の採用管理システムを使用してい際と比較して、応募者数は3倍ほど増加していますが、上述した機能が充実しているため管理にかかる時間は減少しています。このように金額コスト・時間コストの両面において導入するメリットは大きいです。

・情報リスクに懸念がある方

リクハブではシステム上で応募者の基本情報や選考状況を一元管理でき、権限設定によってロールごとに閲覧・編集できる情報に制限をかけることが出来ます。エクセルなどで管理する際に起こりがちな、誰でもアクセスでき容易に編集できてしまう事態を未然に防ぐことが出来るため、情報リスクの観点からも信頼性は高いと感じています。

・情報を一元管理したい方方

以前は応募者の提出資料、面接評価など、それぞれをPDFに変換して管理していましたが、リクハブではシステム上で一元管理でき、必要に応じて検索やエクスポートもできるため情報管理も非常にスムーズです。

上記のような方々に強くお勧めしたいです。今後もリクハブを活用し、応募者にとっても当社にとっても実りある採用活動を実現させていきたいです。